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Posts Tagged ‘Outlook’

【工具軟體】管理 Outlook 附件 OutlookAttachView

2011 年 07 月 25 日 發表留言

在長期使用 Microsoft Outlook 之後,郵件內的附件,通常都是造成整個【個人資料夾】肥大的兇手,或者當有需要查找附件時,操作上其實也很麻煩。

今天看到 綠色工廠 Easylife Blog –  OutlookAttachView 1.71 – 附件格式瀏覽Outlook,快速找到檔案 這篇文章,測試了一下 OutlookAttachView 這個免費軟體,還真的不錯用。

用途:

  1. 清理(刪除)不必要的、或是重複的附件,減少【個人資料夾】容量大小。
  2. 批量下載附件,方便備份和保存。(可使用郵件日期當成檔案日期)

   例如:備份 Exchange 上的公用資料夾之後,可使用此工具一次性將附件備份存檔。

官方網站上雖然沒有繁體中文的翻譯檔案,但是有簡體中文的檔案可以下載,只要用類似 ConvertZ 的簡繁翻譯軟體轉換一下即可。

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使用 Gmail 來處理公司郵件

2009 年 07 月 31 日 發表留言

當 E-Mail 變成工作來源的比重越來越高時,每天花在郵件軟體 (如 Microsoft Outlook) 上的處理時間也越來越多了。

而且公司的郵件是不能隨便刪除的。有時候,現在收到的 Mail 跟你無關或者只是通知,但是過沒幾封信,卻又突然扯到你身上。就算都有留下來,或者想找到以前的回信內容,在搜尋、比對和參照上,總是一件麻煩事。尤其是你回信之後,別人的回信中卻忽略掉你之前回信的內容時。

我一直很希望 Microsoft Outlook 能有 Gmail 的一些優點,也曾試過一些 Outlook 的外掛軟體,例如:TaglocityXobni。但是最後都放棄了。

現在,我選擇使用 Gmail 來當作我處理公司郵件的平台,配合 Google 行事曆和 Outlook 行事曆同步,在處理郵件和工作上,比以前快多了。再配合手機收發 GMail,那就更方便了。至於 Microsoft Outlook,目前並沒有設棄不用,而是把它當作是所有郵件的備份,總是有備無患阿。

其實,Microsoft Outlook 功能很多,在許多方面也比其他軟體強。尤其能和 Office 軟體互通和搭配,這更是其他軟體比不上的。若是能再和 Exchange Server 、 SharePoint Server 搭配的話,應用上更是相當適合公司環境的。只是這些相關的基礎建設,實在是所費不貲,而且在整合和維護的技術上,MIS 所需花費的心力和時間也是相當高。

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OneNote 和 GTD 相關文章

2009 年 07 月 29 日 發表留言

最近半年來都在了解和嘗試GTD的概念和應用,也測試過很多GTD的相關軟體,例如:ThinkRock、EverNote、…等等。當我測試到 OneNote 之後,驚訝於 OneNote 的方便和強大,又開始了一段搜尋和了解 OneNote 和 GTD 的相關爬文之旅。

下列是個人覺得不錯的文章,以及部分個人的心得和淺見。 閱讀更多…

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使用Google行事曆:和Outlook行事曆的同步、匯出、匯入

2009 年 07 月 29 日 1 則迴響

最近用 Gmail 取代 MS Outlook 作為收發公司郵件的工具之後,我嘗試著把 Outlook 行事曆轉移到 Google 行事曆上。

目前我在 Outlook 有二個行事曆,一個作為目前工作用的行事曆,用於隨時新增工作、會議…等等;另一個是資訊部行事曆,紀錄著資訊部門每年定期會發生的事件,像是維護合約,定期活動…等。

以下分為三段來說明行事曆的同步、匯出、匯入。 閱讀更多…

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[MS Outlook] 如何變更 MS Outlook 2003 在回信、寫信的預設字形及大小

2008 年 12 月 04 日 發表留言

最近 User 問到:MS Outlook 如何變更寫信及回信時,預設的字形及大小。

因為太久沒用作 User Service 了,腦袋差點給它卡到。只好稍微找一下功能,並且測試一下。還好,一分鐘搞定。

把相關設定的方式,紀錄如下:(以 MS Outlook 2003 為例)

  1. 在MS Outlook中,點選功能表上的 [工具]–[選項]–[郵件格式]那一頁。image
  2. 再點選上圖小視窗中間的image 按鈕,會出現一個新視窗,如下圖:image
  3. 再來如何挑選字型及設定大小,應該不用再說了吧。

[軟體測試] Taglocity : Microsoft Outlook 標籤套件

2008 年 11 月 17 日 發表留言

自從開始使用 iGoogle 之後,逐漸接觸到 Blogger、Google 文件、協作平台、…等等好用的功能,尤其是 Gmail 更可以幫自己的郵件利用標籤加以分類,但是平時公司常用的Microsoft Outlook 卻沒有 Tag 的分類功能,尤其當信件越來越多時,如果沒有事先用特定且容易查詢的資料夾來歸類,常常為了找一封信,浪費不少時間還不一定能找到。

但是,難道一封 Mail 都只能有一種分類方式嗎?實際上當然不會是,這是受限於使用軟體的緣故。(而且還不得不用)

當看到電腦玩物Outlook兩款強化套件:桌面版進化與標籤分類改造對於 Taglocity 的介紹時,心中真是期待萬分,可惜似乎沒有中文化版本。

備註

  • 安裝完成之後,並沒有像其他軟體會在桌面上有個捷徑,Program files 底下也沒看到相關目錄,但是當 Microsoft Outlook 重新開啟之後,會看到多一排 Toolbar。
  • 似乎得先到Taglocity 免費註冊之後,才能使用。註冊時,選擇密碼要小心

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意思就是:最少7個字元,之中還要包含!@$%&至少其中一個字元。

別像我一樣,失敗5次之後,才注意到這段說明。(>o<)

安裝完之後,成功 Sign In 時,已經得下班了,先草草紀錄一下,再找時間好好試用。

相關連接:(待測)
http://zh.blinklist.com/tag/Tag/
………尚待修正補完 2008-11-14

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2008-11-17測試狀況如下:

  • 安裝之後會在 Microsoft Outlook 增加一列功能表,如下圖: image
  • 在功能表最左邊的(Taglocity)點開會有如下圖的功能:
  • image
  • 選擇(Configuration)出現如下畫面: image
    • A框:設定標籤(Tag)的地方,它的下方有一列小圖示,可做新增、修改、刪除、更名、上下移動位置…等動作。
    • B框:可以設定該標籤(Tag)移動到哪個資料夾。這樣當你把該封 E-Mail 設定上標籤(Tag)時,他會自動幫你把 E-Mail 移動到指定的資料夾。
    • C框:設定是否顯示一個 Tag Bar,如下圖: image
    • 這個功能可以讓我們把一些常用到的標籤(Tag)放上去,在設定每一封E-Mail的標籤(Tag)時 ,非常方便。
  • 平時可以在如下圖的地方,點開之後會列出所有的標籤(Tag),該框框的大小可以從右下角的圖示調整,打勾=把 E-Mail 設定上標籤(Tag),當然是可以多選的。 image
  • 每一封E-Mail 設定好標籤(Tag)之後,可以在原本的 Microsoft Outlook 右邊顯示郵件欄位的類別中看到該 Tag 名稱。如下圖:image

上述的操作其實還算簡單,也很方便,其他的功能等有空在做測試和補上圖文

 

底下列出個人覺得有問題的地方

1.部分功能無法直接輸入中文:

  • 在每一封信件上,可以按滑鼠右鍵,會出現如下的快捷功能表,有新增的功能為(Auto Assign Tags…
  • image
  • 但是,點開之後卻發覺 Auto Assign Tags 無法輸入中文,如下圖,輸入 “朋友" 卻只出現 “ˊˇ“。(使用微軟新注音輸入法)  image
  • 不過卻可以使用複製、貼上的功能,貼上中文,如下圖: image

2.中文類別亂碼問題:

  • 如下圖從 [ 編輯 ]–>[ 類別(I)… ] 進入:image
  • 結果剛剛設定的標籤(Tag)中文部份全部變成問號。image

3.搜尋問題:

點選 Toolbar 上的 image 出現下圖的搜尋畫面:

image

任意點一個左邊的標籤(Tag),馬上跳出下列視窗:

image

但是,即使安裝了最新的 Microsoft Search 4.0 繁體中文版,我怎麼測試都還是查不到任何資料。可能是我對 Microsoft Search 原本印象就差,加上我人太笨的關係吧。

其實測試到這裡,心都冷掉了,至於其他尚未測試的部份,想了想還是算了吧!

後記:

  • 在 Microsoft Outlook 上增加 Toolbar,會造成開啟 Microsoft Outlook 時 Delay,如果遇到一些同仁。
  • 中文相容性不完整。(其實該軟體也沒有說要中文化或聲稱相容於中文)
  • 搜尋功能未能測試成功,對我而言,整個套件功能已經損失ㄧ半了。
  • Filter 的功能其實和 GMail 的標籤功能類似,可以點選而自動過濾出定義好的標籤(Tag)相關資料。
  • Group似乎必須在他的網站上定義才有用。(未證實)
  • 整個套件的 註冊+安裝 稍嫌繁瑣,並不利於在公司內推廣。
分類:軟體, 辦公應用 標籤:

為何會收到或者寄出 winmail.dat 的附件

2008 年 10 月 27 日 發表留言

近日公司有發現寄出的信件,結果對方卻收到 winmail.dat,不知道該如何打開?
昨天和朋友閒聊時,也有朋友提到這種狀況,於是 Google 了一下:

微軟官方相關文件:

結論:

1. 通知寄件者不要用 RichText [RTF文字] 寄信給你!! 請改為 [HTML] or [純文字] 格式

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圖一:Microsoft Outlook 2003 設定畫面

2. 使用其他第三方軟體來開啓。例如: AkeeSoft WMViewer

相關軟體:

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