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使用 Gmail 來處理公司郵件

2009 年 07 月 31 日 發表留言 Go to comments

當 E-Mail 變成工作來源的比重越來越高時,每天花在郵件軟體 (如 Microsoft Outlook) 上的處理時間也越來越多了。

而且公司的郵件是不能隨便刪除的。有時候,現在收到的 Mail 跟你無關或者只是通知,但是過沒幾封信,卻又突然扯到你身上。就算都有留下來,或者想找到以前的回信內容,在搜尋、比對和參照上,總是一件麻煩事。尤其是你回信之後,別人的回信中卻忽略掉你之前回信的內容時。

我一直很希望 Microsoft Outlook 能有 Gmail 的一些優點,也曾試過一些 Outlook 的外掛軟體,例如:TaglocityXobni。但是最後都放棄了。

現在,我選擇使用 Gmail 來當作我處理公司郵件的平台,配合 Google 行事曆和 Outlook 行事曆同步,在處理郵件和工作上,比以前快多了。再配合手機收發 GMail,那就更方便了。至於 Microsoft Outlook,目前並沒有設棄不用,而是把它當作是所有郵件的備份,總是有備無患阿。

其實,Microsoft Outlook 功能很多,在許多方面也比其他軟體強。尤其能和 Office 軟體互通和搭配,這更是其他軟體比不上的。若是能再和 Exchange Server 、 SharePoint Server 搭配的話,應用上更是相當適合公司環境的。只是這些相關的基礎建設,實在是所費不貲,而且在整合和維護的技術上,MIS 所需花費的心力和時間也是相當高。

使用 Outlook 的問題:

  • Microsoft Outlook 用久了之後,隨著信件地累積,開啟的速度越來越慢。
  • 萬一 .PST 掛掉了,信件的復原可是一件讓人相當討厭的事情。
  • 電腦重灌時,郵件的備份和複製,變成必要的工作步驟之一。
  • 收到信時,想找到以前同一主旨的信件,總是得花費一些時間。
  • 常常收到一些信件,卻不知道應該放置到哪個資料夾來歸類,因為有好幾種合適的選擇,放錯了又擔心以後不好找。如果暫時放在收件夾,信件又會越積越多。

選擇Gmail 的理由:

  • 跟工作無關的信件,該刪的就刪,留在收件夾的信件,都只是未完成的事項,反正有 Outlook 作所有郵件的備份。(封存後的郵件,能在[所有郵件]或[標籤]中找到。)
  • 同一封信件,可以使用不同的標籤來分類和整理。
  • 信件太多時,不用一再地刪除郵件,來節省空間和開啟的速度。Gmail 的空間在理論上是無限大。
  • 同一主旨的信件往來,可以在同一封信件就能看到,而且之前設定好的標籤會自動延用。
  • 可利用手機接收 GMail,幾乎不花成本。
  • 可根據收到的 Gmail 內容建立待辦事項,再配合 Google 行事曆發簡訊。
  • ( 上述二種,是可以採用微軟的 Solution 來達到相同的功能,但是建置的成本和技術…值得考慮。)

其他參考文章:12個轉用Gmail的理由

有興趣的,再往下看看設定吧。在設定上是以 重灌狂人如何使用Gmail平台收發、管理其他Email帳號的郵件? 操作為主,我只是簡略的補上不同之處。

下列操作主要分為四段:

一、設定Gmail 接收公司郵件:

二、設定預設的寄件者 E-Mail:

三、設定安全性:

四、匯入聯絡人清單:

 

一、設定Gmail 接收公司郵件:

目的:

  • 即使人在外地,也接收公司郵件 (Exchange Server)。
  • 保留伺服器上的郵件備份,在定期使用 MS Outlook 收取信件儲存和備份。

設定之前,先要知道幾個訊息:你在公司郵件伺服器的 E-Mail 地址使用者帳號 / 密碼POP 伺服器

操作步驟請參考:

  1. 重灌狂人如何使用Gmail平台收發、管理其他Email帳號的郵件?
  2. 使用Gmail輕鬆在外瀏覽公司信件

注意事項:

  • 重灌狂人介紹上稍有不同的是:其第三步驟要打勾【在伺服器上保留以擷取郵件副本。】

clip_image001

(原圖片來自重灌狂人藍色框框和字體是為了說明而加上去的。)

 

二、設定預設的寄件者 E-Mail:

目的:

  • 當使用 Gmail 回信時,希望在對方收到的信件中,收件者的地址內容是顯示公司的 E-Mail 位址。

注意事項:

  • 如果當初在設定時,有選擇類似{是的,我想用 test@abc.com 來傳送郵件}的話。 請記得檢查一下,在【設定】–>【帳戶】的頁面下,在{以這個地址寄送郵件: }的右邊,要把公司的郵件位址設定為 預設
    • 若依照重灌狂人的操作介紹,就是在第四步驟選擇【】,如下圖: clip_image002 (圖片來自重灌狂人。)
  • 如果當初選擇【】,可以自己手動新增公司的郵件帳號,並且將之設為 預設

三、設定安全性:

在【設定】–>【一般】的頁面下,最底下的 瀏覽器連線: ,請選擇 永遠使用 https。如下圖:

clip_image003

四、匯入聯絡人清單:

請依照 台灣微軟Office Online在 Outlook 和 Google Gmail 之間傳送聯絡人 來操作吧。

 

現在可以開始享用 Gmail 收取公司郵件後,所帶來的方便了!!

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